Sobre a Vaga de Emprego
A PATH está de momento a procura recrutar para a função de Assistente de Programa no projeto Hilton 4 para Maputo.
Responsabilidades
A nível das Finanças
Garantir o processamento de pagamentos de contas de rotina, - táxi, aluguel de veículos e aluguel de escritórios, hospedagem de funcionários e parceiros
Apto para coordenar o cadastramento de novos prestadores de serviço
Dar suporte na conclusão de orçamentos de treinamento e workshop para projetos
Dar o devido suporte ao planeamento do trabalho e os esforços orçamentários, fornecendo insumos administrativos solicitados pela equipe PATH.
Apto para processar e monitorar aprovações de pedidos de compra e enviar aos clientes
Garantir que haja a verificação de facturas recebidas dos fornecedores e processar os pedidos de pagamento
Monitorar pagamentos a fornecedores e acompanhar recebimentos
A nível de Administração
Apto para avaliar e preparar solicitações de aquisição, incluindo consumíveis, artigos de papelaria, para utilização do projeto;
Poder atender, encaminhar e entrar em contato com a equipe de referência da chamada recebida nos celulares do escritório;
Regularmente agendar reuniões, incluindo compras, suporte para garantir locais, alimentação, suprimentos e necessidades de equipamentos;
Dar suporte a equipe técnica na preparação de agendas, compilação e organização de materiais de referência relevantes.
Dar suporte diariamente no preenchimento de formulários administrativos, formulários de refeições para conferências e formulários de despesas comerciais.
Garantir que haja o monitoramento a correspondência do escritório por meio do livro de registros de entrada e saída.
Atender aos visitantes
Dar suporte necessário a equipe técnica e administrativa nos escritórios da PATH nos EUA, conforme necessário.
Apto para receber e distribuir atas e monitorando as atividades de acompanhamento.
Poder trabalhar com a equipe do projeto para apoiar e hospedar eventos locais do projeto.
Dar suporte ao administrador do site no gerenciamento do escritório - monitoramento da Internet, uso da impressora, disponibilidade de água potável, limpeza do espaço de trabalho
Garantir a actualização da lista de fornecedores anualmente; solicite o feedback da equipe sobre os fornecedores e auxilie na identificação de novos fornecedores conforme necessário para garantir um serviço adequado.
Dar suporte com as traduções simples do inglês para o português e vice-versa.
Garantir a organização, montagem, reproduzir, encadernar e distribuir relatórios, correspondência e outros materiais.
Apto para manter a lista de contatos de e-mail do projeto e divulgue atualizações mensais do projeto e outras comunicações para contatos relevantes.
Garantir a gestão e atualização regular o sistema de arquivamento eletrônico do escritório para armazenar documentos, fotos, vídeos e outros materiais do projeto
Apto para coordenar serviços de design gráfico e impressão.
Preparação para Workshop/Treinamento/Reunião
Dar suporte necessário no agendamento de reuniões e treinamentos, preparando e entregando materiais relevantes para reuniões, fazendo anotações de reuniões ou fazendo documentação audiovisual de reuniões.
Poder coordenar a logística de treinamentos, reuniões e outros eventos do projeto - por exemplo, orçamento, aquisição e garantia de locais, aquisição de suprimentos e materiais, alimentação, fornecimento de diárias aos participantes e organização de transporte.
Preparação de Viagem
Garantir a coordenação das providências de viagem (domésticas e internacionais) de funcionários do escritório, visitantes e participantes de treinamentos ou workshops, de certo modo incluindo redigir cartas-convite, reservar acomodações em hotéis, poder fazer reservas de voos e providenciar embarques/desembarques no aeroporto.
Dar suporte no processamento da papelada pré e pós-viagem e garantir a adesão às políticas de viagem da PATH.
Garantir a atualização da programação de viagens de entrada e saída regularmente
Manter sob a supervisão do SADM coordenar a alocação de transporte de veículos PATH
Habilidades necessárias
Experiência Necessária
Possuir no mínio o nível de Bacharel em Administração de Empresas, Gestão ou Contabilidade
Possuir no mínimo de dois (02) anos de experiência trabalhando com ONGs internacionais e agências doadoras.
Fluência em inglês e português.
Conhecimento e utilização do Business World
Excelentes habilidades de comunicação e informática.
Disponibilidade e disponibilidade para viajar quando necessário.
Deverá no mínimo ter autorização legal para trabalhar em Moçambique.
Processo de Candidatura
Os candidatos interessados nesta oportunidade, deverão consultar o link: https://bit.ly/3yo4GX5
Área de Actuação: Assistente de Programa
Local: Maputo
Validade: Sem Info.
Quero Jobar´´Oportunidade para Todos´´
Vaga não se Paga!
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