A All Around Medical Solutions, Lda está a recrutar neste momento uma (1) Secretária Executiva que terá deverá assistir pessoalmente aos Directores Executivos agindo, por vezes, em seu nome, assim como à sede corporativa no geral baseda em Maputo.
Tarefas
- Gerir a Recepção da Sede Corporativa
- Poder efectuar a triagem, registo e enumeração e encaminhamento de expediente remetido à nossa instituição;
- Garantir o registo e enumeração de todo expediente emitido pela nossa instituição para o destino e beneficiário pretendido;
- Acolher visitantes e hóspedes;
- Poder tomar as devidas notas e recados e encaminhar ao respectivo departamento.
- Suporte Administrativo Geral à Sede Corporativa (Edifício, Viaturas e Utensílios);
- Garantir o controlo do material de economato, mantendo uma relação actualizada do mesmo e elaborar a requisição para reposição, sempre que necessário;
- Manter o controlo do estado dos edifícios gerir a sua manutenção;
- Garantir a manutenção periódica de viaturas, impressoras e outro material necessário para o pleno funcionamento da sede;
- Garantir que haja gestão de contractos que directamente beneficiam o funcionamento da Sede Corporativa (água, energia, internet, jardinagem, etc..);
- Garantir que haja gestão das viaturas alocadas a Sede Corporativa assim como o plano da sua utilização;
- Garantir que haja gestão e controlo da carteira de seguros da instituição (automóvel, responsabilidade civil pública, responsabilidade civil profissional, de saúde e de evacuações).
- Poder prestar suporte e auxilio de Secretariado à Administração (Directores Executivos) nomeadamente;
- Poder agir como ponto focal da Administração e atender telefonemas e e-mails e tomar as devidas notas;
- Garantir que haja a triagem e assegurar o registo, acompanhamento e controle do expediente remetido a Administração (Directores Executivos);
- Poder organizar e gerir a agenda da Administração;
- Fazer marcações de reuniões;
- Garantir feedback a pedidos de reunião internos ou externos e agenda-las adequadamente.
- Poder redigir com efciência os documentos (ex: memorandos, cartas, actas, entre outros), sempre que necessário e de forma correcta e compreensiva;
- Dar suporte a Administração (Directores Executivos) na gestão diária de tempo;
- Garantir a execução de recados assim que indicado;
- Garantir a planificação efectiva das viagens, incluindo voos, alojamento e transporte Terrestre;
- Garantir a coordenação de eventos, conferências e palestras;
- Preparar correspondências, como e-mails e cartas;
- Gerir lembretes a Administração de tarefas e agendas e prazos;
- Zelas pela gestão da base de dados da instituição olhando aos processos legais, leis, contratos assim como o respectivo arquivo;
- Dar suporte total na implementação de procedimentos e respectiva manutenção assim como o sistema de gestão;
- Ser o elo de ligação e manter um bom relacionamento com colaboradores, clientes e fornecedores;
- Dar no processo de gestão financeira da Sede Corporativa cobrando e arquivando os processos de despesas;
- Garantir que outras solicitações de carácter administrativo e directamente relacionadas com o suporte directo da Administração podendo variar de momento em função das circunstâncias;
- Garantir que haja a realização das actividades de recepção, registo, distribuição e expedição de correspondência e demais documentação e mercadorias;
- Zelar, sempre que necessário, a recepção e encaminhamento de visitantes;
- Pautar pela organização e manter todo o apoio documental, bem como os arquivos da Direcção, garantindo o acesso a informação actualizada;
- Dar suporte administrativo: Controlar o material de economato, mantendo uma relação actualizada do mesmo e elaborar a requisição para reposição, sempre que necessário;
- Monitoramento o correcto e fectivo do funcionamento das instalações, interagindo outras áreas, sempre que necessário, para criar as condições de trabalho e conforto;
- Pautar pela realização e participação na recolha, consolidação, análise e reporting dos indicadores da sua área de actuação, efectuando propostas concretas sempre que seja pertinente, assegurando a produção e disponibilização atempada de informação de suporte à tomada de qualquer decisão da administração;
- Garantir a ánalise de forma permanente, os processos inerentes à sua área de actuação, propondo superiormente a implementação de acções de melhoria que visem maximizar a produtividade e/ou a qualidade do trabalho desenvolvido e/ou minimizar os custos existentes na organização;
- Estar apto para realizar outras actividades superiormente definidas.
Requisitos
Grau de Licenciatura em Administração Pública e/ou Gestão de Empresas e/ou ainda Direito;
Formação em Secretariado Executivo será uma vantagem;
Pelo menos cinco (5) anos de experência na área de Secretariado Executivo/ Assessoria de Executiva;
Domínio da língua Portuguesa e Inglesa (tanto oral e escrita);
Forte habilidade de redigir documentos institucionais;
Conhecimentos prifundos de utilização das ferramentas do MS Office (Excel, PowerPoint e Word) na óptica do utilizador.
Habilidades Esperadas
- Possuir um grau de discernimento e confiabilidade: muitas vezes você será parte de informações confidenciais;
- Possuir flexibilidade e adaptabilidade;
- Boa capacidade de comunicação oral e escrita;
- Habilidades organizacionais e capacidade de multitarefa;
- Ser proativo e tomar a iniciativa;
Habilidades de Comunicação
Possuir conhecimento de pacotes de software padrão e a capacidade de aprender software específico da empresa, se necessária.
Exigências
- Carta de Candidatura;
- Curriculum Vitae.
Somos solidários com Ciclone Tropical Gombe que afecta neste momento a zona Centro e Norte de Moçambique - Quero Jobar Team
We are in solidarity with the Tropical Cyclone Gombe which is currently affecting the Central and Northern zone of Mozambique - Quero Jobar Team - Quero Jobar team
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